在我国出版界,计算机网络建设尚处在起步阶段,已有少数出版社正在筹建计算机网络。随着网络技术的发展,在不久的将来,我国的出版业必将步入网络化出版的时代——建立出版社Intranet , 并实现与Internet的互联,出版社的各项工作均可在网络上进行。出版网络化有着深远的意义,它是比“淘汰铅与火"更伟大的出版革命,它将把我国出版业带入“告别纸和笔"的时代,为出版业的高度繁荣带来新的契机。
一、选题策划
选题策划是图书出版中最重要的一环。好的选题是图书产生良好的社会效益和经济效益的前提和保证。出版网络化,为选题策划带来了新的手段、快捷的方式和极大的方便,使出版社的选题更新、更快、更好。
通过Internet,选题策划编辑可以迅速地了解到某一选题在国内外的出版情况,如出版单位、销售册数、定价、内容提要等。在出版社内部,通过建立的书稿库、选题库,在出版社Intranet上,编辑可方便地检索书稿库和选题库,了解本社在这一选题的出版情况,本社是否已有此类图书,主要读者对象定位于何处,是否畅销,等等。通过了解社内社外的情况,做到选题时心中有数,从而避免选题的重复。
二、财务
在出版社Intranet上,通过网络权限的设定,财务部门可从其他部门获得有关财务的信息,从而实施财务管理;而其他部门不能进入财务管理系统,从而保证了财务数据的安全性和保密性。
由于网络数据的共享,实现了财务与编务、印制、发行等部门的网络化、一体化的流程管理。通过网络,财务人员可对财务数据进行直观、全面的实时查询和统计分析,了解财务状况。根据需要可实时形成社内和新闻出版署所需的财务报表,并通过网络向社领导或新闻出版署报送。
三、人事
在出版社Intranet上,人事部门可方便地进行职工人事档案管理和工资管理。
四、期刊
出版社在图书出版的同时,往往还出版期刊。期刊的出版与图书不同,有着自身的特点。期刊有着明确的办刊宗旨,稳定的读者群,更多的作者投稿,组稿工作也比较频繁,与读者有着更为密切的联系。运用网络可实现对期刊的一体化的、有效的和实时的管理,提高期刊的质量、加快发行周期、减轻劳动强度。期刊稿件管理,如稿件录入、稿件库,可根据来稿时间、作者名、编辑名、稿件名等对稿件进行查询;期刊编辑加工,编辑可在计算机上进行稿件的编辑加工,并保存修改记录;期刊编务管理,如期刊组稿,期刊查询,稿件统计,稿酬计算、审批和稿酬单的打印;期刊系统库管理,如期刊栏目库的管理,已用和备用稿件库的管理。
五、发行
发行在出版社的地位日益重要,出版社只有通过发行,才能真正实现其社会效益和经济效益。计算机网络为发行部门提供了强大和便捷的手段。
首先,计算机网络可以使发行部门的内部管理规范化,实现从出版到发行的图书出版流程自动管理。利用出版社Intranet的发行管理系统,可实施图书信息管理,如新书入库、分类查询等;库存和库位信息管理,如图书库存表等;图书销售管理,包括相关票据清单、结算、汇总、通讯录及折扣等。网络可提供库房的实时管理,保证物流和信息流的一致性和同步性。通过在书库设立工作站,并接入出版社Intranet,异地可通过公用电话网实现联网,实时登录图书入库情况。同时,客户在出版社购书付款后,相关信息从计算机网络上传到书库,客户即
可从书库提书,或者由书库向客户托运或邮寄图书。门市的业务亦可通过这种方式进行。不在同一地点办公的发行业务机构,可通过网络进行实时信息交换。
其次,计算机网络为发行提供了新的销售渠道和发行方式。随着国际互联网在国内的普及,在未来读者通过网络向出版社购买图书,还可通过网络阅读出版社制作的电子图书,在网络上进行图书的电子贸易。出版社设在全国各地的发行点,亦可通过计算机和电话线与出版社取得联系,向出版社提供销售信息、购书信息及相关信息;出版社向其提供新书目录及图书简介、内容提要、封面等信息。
六、编辑加工
作者通过E-mail或FTP投稿, 这样的稿件经转化为统一格式的文件后,直接存入出版社的书稿库。如果作者所投的仍是手写稿,先交付激光照排中心将书稿录入后,存入书稿库。在进行编辑加工时,编辑通过网络从书稿库中调出书稿排版文件,在计算机上进行编辑加工。
书稿在达到齐、清、定之前,需经过编辑加工、二审、三审等流程,每一程序执行完毕后,通过Intranet将书稿发送到下一程序执行人员工作站上。每一个审稿人均可直接在书稿上进行修改,通过设置不同的颜色来标志不同的审稿人,并自动保留不同人对书稿加工(包括表格、公式)的痕迹和加工记录,从而明确责任和权限。在审稿过程中,编辑可随时与作者通过Internet进行网上交谈,对稿件有疑议的地方提出修改意见,征求作者意见。另一方面,为了保证稿件内容的科学性、思想性、先
进性,编辑可通过进入Internet,利用其巨大的信息资源库,对书稿中的资料、数据、公式等关键性内容进行查询、确认。对于某一问题,还可以在电子公告板或特定新闻讨论组中征求专家的意见,从而确保内容的正确性。齐、清、定之后的稿件,通过权限设定,编辑不再能对其进行修改。这时可进入激光照排中心,进行发排,输出胶片。亦可通过网络将排好的文件传送到印刷厂,由其输出胶片并照相付印。排版文件可存入出版社内部检索库和书稿库, 以备编辑进行检索; 还可形成SGML (Standard General Markup Language)通用的文档格式,以备制作电子出版物时调用,为出版社信息资源的再利用提供方便。
七、出版
出版环节是保证图书印制质量的关键。出版环节管理得好,不仅会使图书印制质量大大提高,而且还能缩短出版周期,降低生产成本。利用计算机网络进行管理,可方便地实现这些目标。用计算机网络代替卡片式的印制流程管理,缩短出书周期。从出版处收稿到出书整个出版流程中,每一环节都可在网络上进行控制,在网络上登记和查询工作进展情况,主动地加速图书出版。由于各种工价数据都录入在管理系统中,可动态地进行成本控制,将预测成本与实际成本进行实时比较,某一书稿超成本时系统自动给出预警提示,从而提醒管理者对成本进行监控。出版部门还可通过网络管理系统,实时了解印制物资库房的状况,并进行实时管理和动态维护。
八、作者和译者队伍
书稿的质量是图书的生命力之所在,没有好的书稿,就不可能有好的图书。因此,拥有一支相对稳定的、高素质的作者和译者队伍,是出版社出优质书的关键。通过在出版社Intranet建立作者和译者库,将本社的作者、译者队伍进行网络化管理。在出版社Intranet上可随时进入作者、译者库,了解作译者队伍情况,如姓名、单位、联系地址、邮编、电话、传真、职务、学历、工作简历、出书情况、个人专长、与出版社合作情况,等等。
编辑可以通过Internet的电子公告板,或电子邮件接触更多的专业技术人员或某一方面的专家,通过与他们的网上交往,为某一选题物色到最佳作者,使出版社在选择作、译者时有了更宽的选择面,使提高书稿质量有了更可靠的保证。由于网络通讯的方便快捷,编辑可随时了解作者创作的全过程,从而把编者对书稿的要求准确地传送给作者,这样就能组来最优秀的稿件。
九、社领导办公
出版社网络化管理以后,最大的变化是出版社内部信息的随手可得,这为社领导的办公和决策提供了巨大的方便。在出版社Intranet上,社领导可实时了解全社信息,如书稿流程进度(包括各环节
的处理意见)、成本、周期以及发行、财务、人事等数据,并可对这些数据进行分析,以饼图、直方图、曲线、表等方式显示分析结果,及时了解到社内的超时稿件、滞后稿件、超成本稿件等信息,从而为社领导决策提供依据。在出版社内部网上,这些数据的获取和分析随时可得,不像在传统模式的出版社内,某一项数据的统计和分析往往需要
很长时间,从而给社领导的决策带来延误。
利用Intranet,社领导可方便地向各个部门下发指令和通知,从不同部门调阅有关信息。部门负责人把本部门要审批的文件从网上报到社领导的工作站上,社领导处理后,再从网上下发给部门负责人。这样可以大幅度减少各种会议的数量,把社领导从会海中解放出来。
十、编务管理
通过出版社Intranet,可对图书的整个出版流程实施网络化管理,选题登记、选题审批、组稿、编辑加工、二审、三审、备案发稿、付印,均可在网络上对其进行实时、
动态的管理。随时打开计算机,进入社内网的编务管理系统,编辑就可以了解到出版社的编务情况。
网络可进行的编务管理包括:用计算机网络管理图书从选题的登记到备案发稿的过程,如选题的提交、审批、列选,本社按月和按年申报的选题,一般选题和重点选题;提供书稿的周期预测、成本预测和书稿进度的实时监控;对发稿计划、出书计划、ISBN、样书及书稿档案等进行实时管理;对稿酬、版权等进行实时管理;对编辑工作量进行实时统计、管理;加强对出书流程各环节的实时监控,如某一书稿所处在的环节,这一环节的操作人是谁,是否按时完成这一环节,提前或滞后的时间和原因;在出书之前对图书的成本进行预测,通过对出书各阶段的成本统计,提供图书印数、定价依据;提供总编室与财务的实时数据交流;对已出图书进行详尽的管理,包括分类、统计、查询等;提供向新闻出版署的网络报盘等。
